La utilidad de las redes sociales para promover un evento o iniciativa de una marca es innegable. Pero las relaciones públicas van más allá de informar a los usuarios de la existencia del evento, sino que hay que considerar la importancia del antes, durante y después de ese acontecimiento porque puede ocurrir que haya seguidores que no hayan podido asistir bien por enterarse demasiado tarde o porque se les cruzó algo en su agenda. Para cualquiera de estos casos, las redes sociales son unas plataformas idóneas que permiten aumentar el público virtual del evento aumente, y además, los asuntos tratados durante el evento permanezcan durante algunos días más circulando por las redes.
Guías y artículos sobre cómo llevar a cabo la promoción de un evento en redes sociales hay muchos. Aquí propongo lo más relevante. Para el antes del evento, evidentemente hay que crear una cuenta exclusiva del evento en Twitter ya que es la herramienta más empleada tanto por los participantes para compartir sus impresiones y puntos de vista como los organizadores para difundir un evento. Esa cuenta debe personalizarse para que los visitantes la pueden identificar rápidamente con la empresa (se puede poner el logotipo de la organización o sus colores).
También es recomendable crear una cuenta en Storify, que es un servicio gratuito en las opciones básicas, para seguir conversaciones en las redes sociales como Twitter, Facebook, YouTube, Flickr e Instagram. Esta herramienta online permite hacer una selección de las conversaciones que se desee publicar en una página Storify específica relacionada con el evento. Es de gran utilidad ya que permite resumir los aspectos más destacados del evento a través de los contenidos que los participantes hayan publicado. Y hablando de conversaciones o participaciones es fundamental monitorearlas en Hootsuite, por ejemplo, para rastrear el hastag previamente creado (sencillo y fácil de recordar). Este hastag debe comunicarse en todo el material de marketing del evento por lo menos dos semanas antes. En la cuenta de Twitter hay que subir contenido y si es multimedia mejor. Por eso es conveniente crear una cuenta del evento en YouTube, Vimeo, Flickr o Instagram, entre otras, que estarán activas durante y después del evento pues ahí los asistentes se podrán informar de todo lo que ocurra. Sin olvidar que esta estrategia hará que el evento sea visible en las búsquedas de Google.
Durante el evento, la idea es producir el mayor contenido posible y de manera instantánea. En Twitter se debe reflejar el ritmo del evento publicando frases clave y conclusiones de las sesiones, incluyendo el hashtag en todas las publicaciones. También en Twitter se pueden publicar mensajes sobre la participación del público, y herramientas como TweetReach nos permitenver cuántas personas han leído los mensajes relacionados con el hashtag del evento. Además degrabar las sesiones del evento, también se pueden realizar entrevistas con los ponentes y participantes. Todo en streaming, es decir, en directo.
Después del evento, se puede publicar una selección de todos los contenidos que hayan estado presente en las diferentes redes sociales, pero sobretodo se debe medir los esfuerzos de promoción que se han hecho para el evento: las conversaciones en Twitter con el hashtag del evento, el número de seguidores que se ha conseguido en cada una de las redes sociales, contar los visitantes que llegaron a la web del evento (antes, durante y después del mismo). Además, Twitter puede seguir apoyando en la comercialización de la marca. Algunos hay están vaticinando que va a convertirse en una plataforma de comercio B2C, ofreciendo productos y servicios directamente desde un tweet. Desde luego, es muy atractivo un lugar donde además de estar al corriente de lo que pasa, se pueda comprar.