Cuando llega el momento de reemplazar nuestra computadora obsoleta, ya sea para el hogar o para la empresa, buscamos la oferta más económica disponible o aquella que incluya la mayor cantidad de gadgets posibles, sólo en algunos casos buscamos una opción balanceada sin realmente hacer un análisis de nuestras verdaderas necesidades y del posible impacto de costos futuros, que nuestra decisión incorrecta pudiera acarrear.
Este tipo de comportamiento no es exclusivo de las computadoras personales, sino prácticamente de toda la industria tecnológica. Por ejemplo, cuando compramos un auto, nos guiamos por nuestro presupuesto o por el diseño y gadgets que ofrece el vehículo. Pocas veces analizamos las características de seguridad, el consumo de combustible o incluso el índice de robo que el vehículo tiene y que influye en los costos del seguro, todo esto impactará nuestro bolsillo justo después de adquirir el automóvil y lo seguirá haciendo durante todo el tiempo en que seamos dueños del mismo.
A esto se le llama Costo Total de Propiedad, TCO por sus siglas en inglés (Total Cost of Ownership ). El concepto de TCO fue creado por la empresa de análisis Gartner (www.gartner.com) en la década de los 80. Dentro de las definiciones válidas de TCO se encuentra: “es el costo total de un producto a lo largo de su ciclo de vida completo analizando no sólo los costos directos sino también los indirectos y los recurrentes”.
Un análisis incorrecto o mala elección de una computadora personal puede generar costos incrementales importantes de hasta un 60% por encima del costo original del equipo, en rubros que van desde el incremento en el índice de fallas del producto por elegir uno que no está diseñado para ese tipo de jornadas, la reducción en la productividad del usuario y hasta el aumento en las facturas de aire acondicionado debido a un incremento en el calor generado por las fuentes de poder del equipo.
El incremento desmedido de la información ha generado una mayor demanda de dispositivos electrónicos, si las empresas no establecen controles y procesos de administración sobre ellos, comenzarán a tener un impacto financiero en rubros alternos al costo del mismo dispositivo.
A continuación algunos ejemplos de casos reales de compañías mexicanas de diversos tamaños que han sufrido incrementos en del TCO por falta de controles:
- Empresas que tardan meses en realizar inventarios de sus dispositivos (base instalada). Después de terminar dicho inventario, descubren que los primeros equipos que registraron en el proceso ya fueron removidos o canibalizados. Su presupuesto de IT aumenta dramáticamente al tener que contratar personal adicional para dicho inventario, así como destinar a su grupo de IT para dichas tareas, en lugar de centrarse en desarrollos para la empresa. Adicionalmente se reduce la productividad de los usuarios al tener que suspender sus labores al momento de hacer el inventario.
- Empresas que después de realizar inventarios, descubren que cuentan con equipos de los cuales desconocían su existencia (casos de hasta 400 equipos descubiertos).
- Empresas que han detectado aumento en el consumo de energía eléctrica derivado del incremento en el uso de aire climatizado, por la compra de equipos con fuentes de poder de gran demanda.
- Empresas que han tenido que rentar espacios adicionales en edificios, debido a la compra de equipos en formato torre que aumentan el espacio laboral hasta en un 40%.
- Empresas que descubren un incremento en las fallas de sus equipos por adquirir tecnología diseñada para el hogar y utilizarla durante largas jornadas de trabajo en la oficina.
Las empresas deben realizar un análisis detallado de las aplicaciones, usos y perfiles de usuarios, para determinar la plataforma que más se adecúe a sus necesidades con la finalidad de reducir los impactos en el TCO. La gran mayoría de los fabricantes de computadoras cuentan con dispositivos específicos para las empresas, con herramientas de administración, inventario, ahorro de energía, servicio y garantía y opciones de diseño y crecimiento capaces de reducir el TCO, pagando solo una fracción incremental al precio de un equipo diseñado para el hogar pero protegiendo su presupuesto de IT y su información a lo largo del ciclo de vida del dispositivo.
El TCO es un concepto que siempre existirá en la industria de IT. Nunca será posible eliminar los impactos del TCO por completo, pero en ambientes tan competidos como los existentes hoy en dia, la reducción de costos en todos los rubros de la empresa juega un papel muy relevante. Aquellas empresas que logren entender sus necesidades y elegir el dispositivo correcto que ofrezca más herramientas para reducir el TCO, llevarán una ventaja competitiva contra sus más cercanos rivales.
* DIRECTOR DE LA UNIDAD DE NEGOCIOS DE CÓMPUTO PERSONAL EMPRESARIAL DE HP MÉXICO