A medida que la revolución tecnológica nos lleva a toda velocidad a una era puramente digital, las compañías, grandes y pequeñas, se esfuerzan por no quedarse atrás. La digitalización de las oficinas consiste en transformar documentos físicos impresos en papel, en archivos compartibles, editables, replicables, alojados en un ordenador o en un servicio de alojamiento externo, como la nube.
Las ventajas que ofrece la digitalización, sumado a la coyuntura en que vivimos, la hacen a esta, más que una práctica recomendada, una tarea necesaria de afrontar. Sobre todo, desde el comienzo de la pandemia de Covid, ha quedado claro que las oficinas deben volcarse a la digitalización para salvaguardarse de imprevistos que irrumpan en el normal funcionamiento de las mismas.
En cuanto a las ventajas, para empezar, el papel cuesta dinero. En oficinas con grandes necesidades de papel, como puede ser una oficina de abogados, por ejemplo, o una firma de exportación e importación, el costo de este insumo (sumado al costo del tóner para imprimir y del mantenimiento de impresoras y fotocopiadoras) puede representar un porcentaje pequeño, pero considerable, del costo total de operación.
Más aún, si se le suma el tiempo de trabajo que se consume en imprimir, fotocopiar, almacenar y, claro, encontrar documentos cuando estos son necesarios. La digitalización elimina o acorta estos costos considerablemente.
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Un documento digitalizado puede ser copiado, compartido, editado, salvaguardado y hasta transformado a otro formato, en unos pocos clics. Adobe, por ejemplo, ofrece un servicio de almacenamiento en la nube (el tipo de sistema de almacenamiento de archivos más seguro que existe) en donde, además, se pueden convertir los archivos de Word a PDF y de PDF a Word.
Por último, en casos extremos como incendios, inundaciones o si surge la necesidad de suspender la actividad presencial en la oficina, la digitalización de esta será fundamental para que la empresa pueda seguir funcionando, ya que al disponer de los documentos en un espacio de almacenamiento externo, como la nube, no perderás el acceso a tus documentos.
Pero digitalizar una oficina puede ser un gran desafío por una multitud de razones. Para empezar, si la empresa en cuestión tiene algunos años, la carga de documentos a digitalizar puede ser descomunal y la tarea puede parecer inacabable.
En estos casos, la manera de hacerlo es, simplemente, priorizar: digitalizar desde lo más importante, a lo menos, y avanzar.
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¿Qué es lo más importante?
Analiza los procesos organizacionales para detectar los que sean susceptibles de mejorarse a través de la digitalización. Recuerda que esta es una herramienta: ¡úsala!
Es útil, en esta etapa, contar con una serie de lineamientos en cuanto a la digitalización: qué formato deben tener los archivos, cómo deben llamarse (de forma que sean fáciles de encontrar más adelante), en dónde deben almacenarse, cuántas copias deben hacerse, etcétera. En compañías nuevas, estos lineamientos son igual de importantes.
Por otro lado, muchos trabajadores rechazan la digitalización por miedo a que los vuelva redundantes y los lleve a perder sus trabajos. Es importante abordar estas dudas, explicar las razones por las que se elige digitalizar la oficina y ser transparentes en cuanto a que la digitalización se afronta como paso hacia la eficiencia, no hacia la reducción del personal.
Al fin y al cabo, el papel es un elemento del pasado: es ineficiente, dañino para el medio ambiente, costoso. La digitalización es, más que nunca, un requisito fundamental para no quedarse atrás en la carrera hacia un mundo digitalizado.
SLF