La utilización de gráficos y diagramas es algo siempre estuvo ligado a nuestra vida. Desde niños en la escuela los utilizamos para estudiar y aprender. Con el paso del tiempo vimos cómo fueron evolucionando hasta tal punto que a tan solo un clic podemos hacerlos de forma digital con todas las facilidades que eso conlleva.
En los negocios también se utilizan desde hace mucho tiempo, incluso siglos. El origen de muchos diagramas datan de más allá del 1800 y ya eran utilizados para distintas industrias como podrían ser los negocios, la construcción o incluso en la planificación de eventos. Cobran una importancia muy elevada ya que se pueden utilizar no solo para organizar, sino para ejecutar acciones, planificar estrategias, solucionar problemas o simplemente conocer la jerarquía de la empresa.
Realizarlos en papel es algo que ya pasó a la historia gracias a una gran cantidad de herramientas que te permiten hacer los diagramas online, muchas de ellas incluso con plantillas que te ayudarán a elaborarlos más rápido. Son muy ventajosos ya que si cometes un error en su elaboración puedes modificarlo de forma sencilla y puedes involucrar a todos los miembros del equipo para que estén al tanto e incluso puedan consultarlos desde dondequiera que estén.
Los diagramas que no pueden faltar en los negocios
Dependiendo del caso y la necesidad posiblemente se necesite una serie de diagramas u otros, pero siempre hay muchos en común sin importar la situación y estos son los más utilizados:
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Diagrama de Gantt
Este diagrama es perfecto para tener a todo el equipo en la misma página. Posiblemente sea uno de los más conocidos y efectivos a la hora de planificar proyectos y es que los trimestres sin este diagrama pueden ser muy complicados. Consta de dos partes bien diferenciadas, la izquierda en la se suelen detallar las tareas a realizar y la superior que está separada por semanas. De esta forma se puede detallar qué parte del proyecto se llevará a cabo en distintos momentos y se puede ver a un simple vistazo una línea del tiempo que ayude a comprender mejor a todos los involucrados lo que se está tratando de conseguir con el trabajo.
Actualmente es mucho más sencillo llevar a cabo este gráfico ya que puedes hacer uso de una plantilla de diagrama de Gantt para comenzar mucho más rápido y simplemente ir modificando a tu antojo. Este diagrama se lleva utilizando desde principios del siglo XX y motiva a los empleados al saber cuál es su papel en el progreso de la empresa.
Diagrama de flujo
Es el diagrama por excelencia si lo que se busca es conocer o planear un proceso determinado. Utilizado en la gestión empresarial, lo que busca es mejorar la productividad desde el primer momento en el que se utiliza. No importa si se quiere crear un proceso desde cero o modificar uno ya existente, el diagrama de flujo te ayudará en ambos casos para ver dónde puede suceder un problema e intentar evitarlo con anticipación.
Todo diagrama de flujo cuenta con una simbología que es un lenguaje universal, por lo que el entendimiento mejora en todos los niveles. Al igual que el diagrama de Gantt, hay muchas plataformas que te permiten hacer un diagrama de flujo online para alcanzar una personalización máxima sin la necesidad de pasar horas frente a un papel pensando antes de pasar a la acción.
Cuenta también con variaciones como el diagrama de flujo de procesos, de flujo de trabajo, de flujo de datos y el swimlane, así que dependiendo de cuál sea la necesidad, hay que tener en mente que puede haber otros parecidos que se asemejen más a lo que se busca.
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Gráfico de barras
Este gráfico es esencial a la hora de hacer presentaciones, sobre todo si se está en el equipo de ventas o en marketing. También llamados diagramas de barras, se utilizan para comparar distintos conjuntos de datos para ver, entre otras cosas, la situación e intentar prever las tendencias a lo largo del tiempo. Por supuesto, también se utilizan para mostrar datos a la hora de hacer reportes para mostrar visualmente los resultados.
Las cosas que no pueden olvidarse a la hora de hacer un diagrama de barras son el título, los datos que son el eje central, los colores para saber distinguir entre unos datos y otros y la leyenda que explique esos colores. Pueden ser simples o más complejos dependiendo de el tema a tratar, por lo cual el tiempo de modificación puede diferir, pero son muy efectivos.
En marketing, por ejemplo si se tiene un Ecommerce, se utilizan mucho para representar todo tipo de datos, ya sea visitantes a un sitio web por mes, asistentes a eventos online, impresiones de campañas llevadas a cabo online y offline. Esto ayuda a saber qué temáticas pueden funcionar mejor dependiendo en la época del año que se esté para así poder planificar mejor para el futuro.
Análisis FODA
El análisis FODA, también conocido como DAFO, es el punto de partida para cualquier negocio si lo que se busca es comenzar ese negocio o explorar el mercado ante el lanzamiento de un nuevo producto aunque también se puede utilizar en cualquier momento para ver cómo está tu empresa respecto al resto para tomar las decisiones pertinentes.
FODA son las siglas de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas y este diagrama representa un cuadro en el que se van a estudiar los factores internos y externos que pueden afectar al desarrollo normal del negocio y su crecimiento.
Con estos cuatro diagramas ya se puede tener una visión general del negocio y saber cómo hay que actuar en determinadas situaciones. Permitirán tener a todo el equipo alineado para un trabajo más fluido y una mayor cohesión entre los miembros del equipo. Todos ellos son complementarios por lo que su realización puede llevarse a cabo de forma paralela o continuada en todo momento.
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Los diagramas son el pasado, el presente y el futuro de los negocios
Los diagramas y gráficos llevan en los negocios desde hace cientos de años. De una forma u otra siempre ayudaron a las empresas a planificar, ejecutar y controlar mejor todos los departamentos para que el crecimiento tenga una base estudiada. Actualmente se utilizan más aún y eso es algo que no se va a detener pronto.
El auge de plataformas digitales ayudó mucho a la implantación de diagramas no solo en los negocios, sino en muchos ámbitos de la vida. Pero de una forma, su uso profesional es el punto diferenciador de una mejor estrategia o no. Lo más importante es la planificación, sin ella no hay productividad y sí, se puede llegar al éxito, pero si está todo definido desde el primer momento será mucho más fácil, y rápido, alcanzarlo.
El modelo actual híbrido de trabajo y educación híbrido necesita de estos diagramas para mantener a todo el equipo coordinado por lo que el no utilizarlos casi a diario, puede no ser la mejor noticia para la empresa.
JC