De la misma manera que el piloto de una aeronave necesita de un tablero de instrumentos en el que pueda visualizar todas las variables que influyen para tener un trayecto exitoso hasta su destino, así los directores y gerentes de las empresas o instituciones requieren de Tableros Empresariales que les permitan visualizar a cada momento lo que está sucediendo en sus organizaciones y monitorear así el trayecto hacia los mejores resultados posibles, tal como lo relatan Robert Kaplan y David Norton en su libro Convirtiendo la estrategia en acción: El Balanced Scorecard.

Un tablero de control empresarial, llamado también tablero empresarial (Enterprise Dashboard), es una herramienta analítica para el despliegue visual de la información más importante y necesaria para lograr uno o más objetivos concretos. Esta información se encuentra consolidada y organizada en una sola pantalla, para que se pueda monitorear de un solo vistazo y puede incluir tablas, gráficas, mapas y otras señales visuales innovadoras, tales como son los termómetros, semáforos, velocímetros analógicos, etc. Las aplicaciones de estos tableros son cada vez más utilizadas por directores y gerentes a nivel mundial para monitorear información en línea actualizada y contar con herramientas analíticas verdaderamente eficaces para la toma de decisiones.

Una gestión eficaz requiere del desarrollo de métricas o indicadores clave de desempeño (KPI, Key Performance Indicators) adecuados para medir el desempeño de una empresa o institución según sus objetivos y permiten también que dicha medición sea eficiente y esté acompañada de un continuo monitoreo. De esta forma, la definición de métricas o indicadores alineados con los objetivos de la organización es clave en el establecimiento de un sistema eficaz de seguimiento, y los tableros empresariales brindan una oportunidad en este sentido al contar con una Balanced Scorecard, un sistema de monitoreo mapeado a responsabilidades individuales. Este sistema es muy eficaz para que una amplia audiencia pueda contar con un cuadro de mando (Scorecard) y que de esta forma, y a través de la creación de una apropiada y valiosa colección de indicadores clave de desempeño (KPI), los tableros empresariales se conviertan en un motor esencial para el cambio y la transformación positiva. Para que un sistema informático de creación y utilización de tableros empresariales sea útil es importante considerar que contenga las siguientes características:

• Facilidad de uso, tanto para la creación como para su visualización y utilización.

• Despliegue vistoso de información relevante.

• Una amplia colección de tipos de gráficas, que permita seleccionar la más adecuada para cada indicador.

• Posibilidad de conectarse en línea a las bases de datos y otras fuentes de información de la organización, para poder así mostrar en todo momento información actualizada.

• Mecanismos de seguridad de la información, de modo que las personas puedan visualizar solamente los tableros y gráficas que contengan la información a la que deban tener acceso, de acuerdo a su área y nivel jerárquico.

• Un precio accesible para cualquier tamaño de organización.

Un buen ejemplo de una herramienta analítica para la creación y utilización de tableros es el sistema iDashboards, el cual es una aplicación de software líder para la creación de tableros empresariales, y cada día es más utilizado por distintas organizaciones a nivel mundial. Este sistema es muy accesible, pues su precio y su costo total de propiedad (TCO) representan tan sólo una fracción del que tienen otras herramientas analíticas de inteligencia de negocios (Business Intelligence). Así mismo, es muy fácil de usar, tanto para la creación de los tableros y sus gráficas, como para la visualización por parte de los usuarios; ya que estos últimos no requieren ningún conocimiento previo sobre inteligencia de negocios ni de alguna otra tecnología.

Particularmente en México, se ha podido constatar cómo las empresas e instituciones que utilizan esta herramienta han logrado hacer mucho más eficientes la obtención y, sobre todo, la utilización de información relevante para el monitoreo cotidiano de las variables importantes de la organización. Así como la implementación de medidas para corregir desviaciones o reproducir logros. Con esta herramienta es posible detectar cuándo es que una situación o un problema inician y tomar las acciones inmediatas para su corrección, evitando darse cuenta de un problema cuando éste alcanza proporciones mayores y requiere acciones más complejas para su reparación.

Gracias a esta solución puede terminar el largo y complicado proceso necesario para que un ejecutivo obtenga información puntual de sus colaboradores; en donde éstos normalmente tienen que reunir, vaciar, bajar, copiar, y/o capturar información proveniente de reportes de múltiples páginas y llevarla a hojas de Excel para hacer cálculos, resumir, comparar o presentar dicha información. Este proceso actualmente requiere de mucha labor manual que consume tiempo y está sujeta a errores de distinta naturaleza. A diferencia de las herramientas como iDashboards, con las cuales ese mismo ejecutivo necesita solamente encender su computadora día con día para tener acceso inmediato a información presentada gráficamente y obtenida en línea, a partir de la conexión con las fuentes de datos originales.

Si desea tomar el control de su empresa, piense seriamente en utilizar una herramienta de este tipo, ya que es factible incluso hacer una instalación de evaluación temporal sin costo, para constatar los enormes beneficios que de ella se obtienen.

*Director General de Sistemas Transaccionales de México SA de CV

rafael.mijares@stm3.mx

Para mayor información puede visitar: www.idashboards.com