Uno de los problemas recurrentes para incentivar la productividad en las grandes organizaciones es la creencia equivocada de que una parte sustancial del trabajo –de “ir a trabajar”- consiste en “estar ahí”; en cumplir con un horario establecido y mostrar una actitud diligente ante los mandos superiores.
No hablo de puestos de servicio o vigilancia, sino de actividades de oficina cuya realización óptima no se encuentra atada a “hacer guardia” o estar a disposición del cliente, y que de hecho no ameritan estar ocho horas sentados en un cubículo (en cumplir con las famosas “horas nalga”).
Una buena parte de las labores diarias de una oficina podrían ser cubiertas en la mitad de horas que actualmente ocupamos si la organización se enfocara a utilizar el tiempo de una manera más concentrada. No se trata, tampoco, de demandar que se trabaje sin interrupciones, con una intensidad uniforme a lo largo de la jornada.
Trabajar todo el tiempo disminuye el retorno marginal de cada hora invertida. Basta pensar en las diferencias en el rendimiento de la segunda hora de la jornada laboral y la octava o la undécima.
Afrontémoslo: trabajar muchas horas simplemente no es rentable. Hasta el individuo más brillante rinde poco si le falta energía. La clave es alternar periodos de intensa concentración y actividad con otros de descanso. Se trata de encarar el trabajo como una serie de carreras cortas, y no como un maratón.
Actualmente, una de las principales metas de cualquier empresa, grande o pequeña, es lograr una buena gestión del tiempo. Hyrum Smith, especialista en ambientes organizacionales, aconseja seguir cinco directrices para desarrollar una buena gestión de las horas laborales:
- Congruencia con los principios definidos. Es tan obvio que suena a broma, pero esto es lo más difícil de conseguir. Cualquiera puede definir principios de efectividad, pero desarrollar el compromiso de llevarlos a cabo es algo muy distinto.
- Limita tus opciones. La productividad no viene sola, para lograr ser productivo se debe ser proactivo; se debe estar adelantado el pensamiento y buscando formas de hacer que el tiempo rinda más y sea más efectivo. ¿Cuántos minutos de una hora es productiva la gente? Muy pocos. Esto se debe a que la gente no conoce bien lo que debe hacer y no sabe definir prioridades; es decir, no limita sus opciones y se forma un menú compuesto por centenares de cosas. El resultado: la inmovilidad y la pérdida de tiempo.
- Saber lo que la gente quiere o necesita. ¿Qué es lo que los empleados esperan de la compañía? Las respuestas son múltiples y dependen de la ambición y personalidad de cada empleado. Todos, sin embargo, desean un elemento común: paz interior. No sólo se trata de estar bien con nosotros mismos (lo cual es necesario), sino de laborar en un ambiente sano, en un equipo que se lleve como tal.
- La búsqueda de control es una constante saludable. Dibujen una línea y pongan debajo “no hay control”, luego escriban las cosas en las que sientan que tienen control o que les son prioritarias, y en el otro escriban en las que no y enfóquense en ellas. Escriban también ejemplos de eventos en los que crean que no existe control alguno. Si llega una situación desesperada trabajen en ella, denle continuidad, y tarde o temprano la resolverán. Busquen el control, pero no desesperen si no lo encuentran de inmediato. La obsesión por el control total es una pérdida de tiempo.
- No sea reactivo. Es necesario enfocar la energía, por eso cada uno debe hacer este primer compromiso: ocupar de 10 a 15 minutos para planear el día, todos los días. Si uno no planea, entonces nos volvemos reactivos, y la gente que reacciona, a diferencia de la gente que propone, tiende a perder el tiempo en preocupaciones ajenas.